Miksi kukaan haluaisi ryhtyä tapahtumanjärjestäjäksi?

“Kuuntelin. Katselin. Kyselin. Luin. Surffasin internetissä. Osallistuin. Sain testata erilaisia asioita. Ja tehdä virheitä. Tutustuin erilaisiin tapahtumiin. Imin jatkuvasti tietoa muilta. Prosessoin tietoa. Kouluttauduin tapahtumanjärjestäjäksi. ”

Olen aina rakastanut urheilua. Jo lapsena halusin katsoa kaikki mahdolliset urheilulähetykset televisiosta. Ennen vanhaan, eli aikana ennen internetiä ja maksukanavia, urheilua tuli toki aivan liian harvoin valtakunnan televisiosta.

Kuitenkin aina silloin tällöin. Muistan vieläkin sen tunteen, kun jouduin 5-vuotiaana menemään päiväunille, vaikka televisiossa näytettiin Sarajevon vuoden 1984 talviolympialaisten naisten 10 km maastohiihdon kilpailun. Pettymys oli valtava, kun en nähnytkään Marja-Liisa Hämäläisen kultamitalihiihtoa. Muistan sen onnen, kun samana kesänä sain herätä aikaisin ja kuunnella radiosta miesten keihäänheiton loppukilpailun Los Angelsin kesäolympialaisista elokuussa 1984. Tai kesä 1986. Ja jalkapallon MM-kisat Meksikossa, joiden parhaat pelit ja koosteet sain nauhoittaa omalle VHS-kasetille. Ehkä noin sadan katselukerran avulla Diego Maradonan maagiset suoritukset, Gary Linekerin sekä Emilio Butraguenon monet maalit ovat piirtyneet verkkokalvoille ja vahvoiksi elämyksiksi mieleeni iäksi.

Pikakelataan muutama vuosikymmen eteenpäin. Tänään urheilua ja urheiluviihdettä voi seurata halutessaan vuorokauden ympäri käytännössä vuoden jokaisena päivänä. Hyvä näin. Mutta samalla. Median välityksellä koetut urheiluelämykset väistämättä laimenevat. Näin ainakin omalla kohdallani. Erityisesti, kun niitä vertaa kokemuksiin, jotka on päässyt kokemaan ja elämään itse paikan päällä. Kaikki aistit päällä. Yhdessä muiden kanssa. Yhdistettynä joihinkin muihin tapahtumassa koettuihin asioihin, jotka eivät välttämättä liity itse päätapahtumaan, kuten esimerkiksi otteluun tai konserttiin.

Kaikilla meillä on omat tapahtumamuistomme, jotka eivät omalta sisäiseltä kovalevyltämme katoa koskaan. Muistot, jotka tuntuvat siltä kuin ne olisivat tapahtuneet eilen. Muistot, jotka tarjoavat hyvää vastapainoa arkeen. Muistoja, joita halutaan lisää. Toisin sanoen syitä käydä suurissa yleisötapahtumissa. Koska tarjontaa tapahtumista on valtavasti, kaikkien tapahtumanjärjestäjien on syytä huolehtia siitä, että oma tapahtuma antaa kävijälle mahdollisuuden saada ikimuistoisia elämyksiä ja kokemuksia.

Ajauduin itse tapahtumien järjestelyihin vahingossa. Opiskeluaikoina 1990-luvun lopulla ansaitsin pari lanttia ylimääräistä osallistumalla eri yökerhoissa pidettyjen opiskelijabileiden järjestelyihin. Kaupallisten opintojeni viimeisenä vuotena en keksinyt itselleni järkevää harjoittelupaikkaa kotikaupungistani. Siispä hakeuduin mukaan Lahden legendaarisimman urheilutapahtuman, Salpausselän kisojen, järjestelyistä silloin vastanneen Lahden Hiihtoseuran toimistolle. Tämän oli pakko olla helppoa hommaa. Olihan tapahtuma tuttu, koska olin siellä ollut katsojana joka talvi. Isäni oli tehnyt vapaaehtoistöitä tapahtumassa ja veljeni hyppäsi kisoissa Suomen silloin kivikovassa mäkihyppyjoukkueessa.

Ei ollut helppoa. Mutta oli äärimmäisen mielenkiintoista. Opiskeluajan lyhyestä työharjoittelusta muodostui yli viiden vuoden ammattikorkeakoulu sanan varsinaisessa merkityksessä tuossa samassa organisaatiossa. Kuuntelin. Katselin. Kyselin. Luin. Surffasin internetissä. Osallistuin. Sain testata erilaisia asioita. Ja tehdä virheitä. Tutustuin erilaisiin tapahtumiin. Imin jatkuvasti tietoa muilta. Prosessoin tietoa. Kouluttauduin tapahtumanjärjestäjäksi.

Kunnes matkani pohjoismaisten hiihtolajien ja ampumahiihdon eri tasoisten ja kokoisten tapahtumien parissa tuli päätökseen, kun siirryin tekemään päättäjille ja vaikuttajille suunnattuja konferensseja ja seminaareja Management Events -nimisessä yrityksessä. Yhtiön liiketoimintakonsepti ja tapa tuottaa tapahtumia tapahtuman sisällä olivat aikaansa edellä. Lyhyesti. Kun jokainen työntekijä tietää vastauksen kysymyksiin miksi, mitä ja miten lisäarvoa tuotetaan asiakkaille, on ainekset onnistumiselle olemassa. Kaikessa yksinkertaisuudessaan monissa yleisötapahtumissa tämä on tänäkin päivänä yllättävän vaikea asia.

2000-luvun ensimmäisellä vuosikymmenellä termistä asiakaskokemus (customer experience) kasvoi muotisana yritysten strategioihin ja toimintasuunnitelmiin. Tähän junaan oli pakko hypätä mukaan. Tottakai. Usein kilpailun meidän huomiostamme, vapaa-ajastamme ja lompakostamme, voittaa se joka pystyy tarjoamaan meille parasta vastinetta. Tapahtumakävijöiden näkökulmasta muistoja ja elämyksiä, joka piirtyisivät muistiin samalla tavalla kuin itselleni silloisen suosikkijoukkueeni Brasilian Zicon epäonnistunut rangaistuspotku Meksikon 1986 MM-kisoissa puolivälierässä Ranskaa vastaan.

Aloin metsästämään täydellistä urheilutapahtumaa asiakaskokemuksen näkökulmasta. Urheilusisältöjen sijasta aloin kiinnittää yhä enemmän huomiota tapahtuman liikennevirtoihin, jonoihin, ruokaan, visuaaliseen esillepanoon, henkilökunnan palveluun, ongelmatilanteiden viestintään jne. Asioihin, jotka vaikuttivat siihen, mikä tunnelma tapahtumasta jäi minulle mieleen ja mihin sävyyn tapahtumasta kerroin muille. En löytänyt (minulle) täydellistä tapahtumaa mistään. Mitäpä jos lähtisin yrittämään itse?

Siispä takaisin sinne, mistä kaikki sai alkunsa. Lahden kaupungin Salpausselän kaupunginosan mäkihyppyreiden ja hiihtolatujen äärelle. Sain kunnian toimia projektipäällikkönä pohjoismaisten hiihtolajien vuoden 2017 MM-kisojen haussa Suomeen ja Lahteen. Vaikka juuri kukaan ei aluksi uskonut mahdollisuuksiimme saada kisaisännyyttä, saimme ratkaisevassa kansainvälisen hiihtoliiton hallituksen äänestyksessä voiton noin 80 prosentin ääniosuudella.

Tapahtumaa lähdettiin rakentamaan pääsihteerinä toimineen Janne Leskisen johdolla rohkeasti uudella tavalla. Toimin itse MM-kisaorganisaatiossa tapahtumajohtajana, joka vastasi mm. Tapahtumakävijöiden eli yleisön asiakaskokemuksesta. Pohjoismaisten hiihtolajien Lahden vuoden 2017 MM-kisoissa oli kävijöitä oli lopulta kaiken kaikkiaan 270 000. Tapahtumakävijöiden päiväkohtainen suositteluaste (NRI) oli 88%. Paikalla olleen yleisön asiakastyytyväisyys 96%. Pääsimme melko lähelle hakemaani täydellistä asiakaskokemusta, mutta emme siis kuitenkaan osuneet aivan maaliin.

Mitä jos olisimme onnistuneet siirtämään vielä paremmin suunniteltuja elementtejä tuotantoon? Mitä jos olisimme onnistuneet toteuttamaan yksittäisiä yleisölle tuotettuja palveluvaiheita vielä tehokkaammin? Mitä jos meillä olisi ollut parempi ymmärrys jo suunnitteluvaiheessa erilaisten asiakaskokemusta vahvistavien yksityiskohtien vaikutuksesta tuotantoon, resurssitarpeisiin, kaupallisiin toimintoihin tai budjettiin?

On oltava vielä parempi tapa suunnitella ja tuottaa tapahtumia, joissa halutaan panostaa kävijän asiakaskokemukseen. Tapa, joka mahdollistaa tapahtumien tuotannon laadukkaammin, kustannustehokkaammin, helpommin ja nopeammin kuin ennen. Tässä kirjassa esiteltävä malli sisältää työkaluja, jotka auttavat sinua varmistamaan, että haluamasi asiakaskokemus toteutuu tapahtumassa. Sisältö sisältää myös toimintamalleja, joiden avulla säästät kustannuksia sekä nopeutat tapahtumaprojektin läpimenoaikaa erityisesti suunnittelu- ja valmisteluvaiheissa.