Tapahtumatuotannon kuusi päävaihetta

“Jaan itse tapahtumaprojektin kuuteen erilliseen vaiheeseen: tapahtumaidea (tai tapahtumahaku), suunnittelu, valmistautuminen, toteutus, LIVE, jälkihoito. Nämä muodostavat omassa ajatusmaailmassani aina tapahtuman projektisuunnitelman päävaiheet”

Isoimmat tapahtumatuotannot ovat usein vuosien mittaisia projekteja. Esimerkiksi Australian Queensland keskuspaikkanaan Brisbane ilmoittautui virallisesti vuoden 2019 lopussa kisaan vuoden 2032 kesäolympilaisten isännyydestä. Välissähän on vielä Covid-19 pandemian johdosta kesälle 2021 siirretyt Tokion, vuoden 2024 Pariisin sekä vuoden 2028 Los Angelesin olympialaiset. 

Kolmetoista vuotta on tietysti ultimaattinen matka viedä tapahtumaprojektia maaliin jo senkin takia, että toimintaympäristö muuttuu valtavasti. Onneksi tavallisesti matka tapahtumaideasta, tai tapahtumahausta, itse tapahtumaan on lyhyempi, mikä helpottaa eri tapahtumanvaihden nivomista suunnittelun ja tekemisen tasolla paremmin yhteen.  

Jaan itse tapahtumaprojektin kuuteen erilliseen vaiheeseen: tapahtumaidea (tai tapahtumahaku), suunnittelu, valmistautuminen, toteutus, LIVE, jälkihoito. Nämä muodostavat omassa ajatusmaailmassani aina tapahtuman projektisuunnitelman päävaiheet. Vaiheet starttaavat edellä mainitussa järjestyksessä, mutta menevät usein erilaisten osaprojektien ja toimenpiteiden osalta luonnollisesti osittain limittäin. Mikä ei ole vaarallista, kunhan toimenpide ei satu samaan Gantt -kaavaan. Mikään ei nimittäin ole turhempaa kuin tehdä ensin, suunnitella myöhemmin ja tehdä sama asia uudestaan. 

Tapahtumatuotannon kuusi päävaihetta. Olkaa hyvät.

1. Tapahtumaidea

Tapahtumaidea on aina tapahtumaprojektin taloudellisen onnistumisen näkökulmasta tärkein vaihe. ”Takki auki soitellen sotaan” -mentaliteetti sopii ainostaan niille tapahtuman järjestäjille, joilla on kiire, kassassa paljon ylimääräistä rahaa tai rakastavat muuten vain riskejä. Prosessimielessä ”Tapahtumaidea” -vaiheen tulee päättyä johtopäätökseen siitä, jatketaanko projektia vai ei.  Ja jos jatketaan, niin miten. Mitä isompi projekti, sitä kannattavampaa on varata tälle vaiheelle riittävästi resursseja. Tämä investointi maksaa itsensä moninverroin takaisin myöhemmin. 

Tapahtumaprojektin ensimmäisessä vaiheessa minulla on jo hyvä käsitys tapahtumasta sisällön ja liiketoimintamallin näkökulmasta. Käytännössä läppärilläni on yhteenveto tapahtuman isoista rakennuspalikoista, kuten visio, tavoitteet, sisältö sekä liiketoimintamalli. Tärkeimmät sopimukset tulee neuvotella valmiiksi jo tässä kohtaa. Samoin kaikki tärkeimmät sidosryhmät pitää osallistaa tapahtumaan jo tässä vaiheessa. Myöhemmin se voi olla joko vaikaa tai kallista - tai molempia. Taloudelliset tavoitteet, raamit sekä tapahtuman taloudelliset vaikutukset on syytä pitää toiminnan keskiössä jo alusta alkaen. 

Mikäli tapahtumaprojektiin liittyy esimerkiksi tapahtuman hakuprosessi tapahtuman oikeuksien haltijalta, tässä kohdassa suunnitellaan ne toimenpiteet, joilla voitan tapahtuman itselleni.  Vaikka tapahtuman ideavaiheeseen sisältyisi tapahtumahaku, se ei tarkoita etteikö edellä mainittuja tapahtuman peruselementtejä pitäisi suunnitella ja rakentaa jo nyt. 

2. Suunnitteluvaihe

“A goal without a plan is just a wish.” - Antoine de Saint-Exupéry

Kun päätös tapahtuman tuotannosta on tehty, tai kilpailutilanteessa saatu, siirrytään suunnitteluvaiheeseen. Suunnitteluvaihe tarkoittaa edellisessä vaiheessa määritellyn ison kuvan tai raamin yksityiskohtaisempaa käsittelyä. Going into details. Tapahtuman suunnittelu kannattaa tehdä kunnolla. Vanha viisaus sanoo, että tunnilla hyvää suunnittelua säästät kymmenen tuntia toteutuksesta. Uskon. Tapahtuman suunnitteluvaiheessa täydennän ja täsmennän edellä mainittuja tapahtuman tavoitteita, liiketoimintamamallia sekä sisältöön liittyvää teemoitusta ja palvelulupausta. Viimeistään suunnitteluvaiheessa luodaan tapahtumalle yksityiskohtaisempi projekti- ja toimintasuunnitelma. Itse yhdistän nämä samaan dokumenttiin, jossa määrittelen tapahtumaan liittyvät osaprojektit, projektien sisältötavoitteet, vastuut, aikataulut sekä toteutuksen seurannan. Tässä kohtaa projektia kaikkien tapahtuman avainhenkilöiden tulee olla paitsi mukana joukkueessa myös sitoutunut tapahtuman tavoitteisiin ja tapaan toimia. 

3. Valmisteluvaihe

“By failing to prepare, you are preparing to fail.” -Benjamin Franklin.

Kun tapahtuma on tapahtuman tuotannosta vastaavan tiimin toimesta rakennettu jo kertaalleen valmiiksi, on aika pilkkoa se uudelleen pienempiin osiin ja siirtää valmisteluun. Valmisteluvaiheella tarkoitan suunnitelmien mahdollistamista.  Making everything possible. Tässä kohtaa valmistellaan siis suunnitelmat valmiiksi toteutusta varten. Esimerkiksi. Tilojen ja alueiden näkökulmasta piirretään kartat. Henkilöstön osalta suoritetaan rekrytoinnit ja valmistellaan valmennukset. Koneiden, laitteiden ja tarvikkeiden osalta suoritetaan hankinnat. Tarvittavien palveluiden osalta neuvotellaan palvelu- tai tavarantoimittajasopimukset. Tuotantoon liittyvien kysymysten lisäksi tässä kohtaa tapahtumaprojektia ovat tavallisesti tapahtuman myyntiin, markkinointiin ja viestintään liittyvät tehtävät kiivaimmillaan. 

4. Toteutusvaihe

Valmisteluvaihe päättyy käytännössä silloin, kun operaatioita aletaan suorittamaan käytännössä. Toteutusvaiheen kesto vaihtelee eri osa-alueiden kesken, mutta tavallisesti puhutaan ajallisesti hyvin paljon lyhyemmästä ajanjaksosta kuin edellisissä vaiheissa. Tässä projektin vaiheessa valmennetaan henkilökuntaa, rakennetaan tapahtuma-aluetta sekä valmistellaan esimerkiksi siihen liittyvät sähkö- ja tietoliikenneyhteydet.

5. LIVE-tapahtuma

Toteutusvaiheen jälkeen sytytetään valot ja avataan tapahtuma-alueen portit eri asiakasryhmille. On LIVE-tapahtuman aika. Aika, jonka eteen on paiskittu töitä kuukausi- tai vuosikaupalla. 

6. Purkuvaihe

Mikään tapahtumaprojekti ei luonnollisesti pääty samalla kellon lyömällä kuin viimeiset vieraat ovat tapahtuma-alueelta poistuneet. Hyvin tehtyyn jälkihoitoon kuuluu luonnollisesti tulosten ja palautteiden analysointi, eri osa-alueiden ja prossien kriittinen arviointi sekä erilaiset tavaroihin, palveluihin, henkilöstöön ja tiloihin liittyvät jatkotoimenpiteet - erityisesti monivuotisissa tapahtumissa. Mikäli olet tehnyt suunnitelmasi ja valmistelusi johdonmukaisesti, nyt on paras hetki tehdä tarvittavat muistiinpanot ja viilaukset ennen pyörän käynnistämistä uudelleen. 

Lopuksi.

Tapahtumien suunnitteluvaihe erottaa jyvät akanoista. Hyvällä tapahtumaidealla ja konseptilla pääsee pitkälle. Onnistuneella toteutuksella pelastetaan paljon. Mutta. Mikäli haluat rakentaa poikkeuksellista asiakastyytyväisyyttä tai lisätä kustannustehokkuutta, kannattaa tämä vaihe tehdä kerralla kuntoon. Suunnitteluvaiheen jälkeen tiedät tarkalleen, mitä palveluita tarjoat kullekin tapahtumasi asiakas- ja sidosryhmälle. Sinulla on toteutussuunnitelma asiakkaasi odotukset ylittäville toimenpiteille. Samalla sinulla on selkeä käsitys esimerkiksi, miten toimintosi sijoittuvat tapahtuma-alueelle, kuinka paljon ja minkälaista tapahtumahenkilöstöä tarvitset, mitä kaikkia koneita, laitteita sekä tarvikkeita sinun tulee järjestää tai mitä tarpeita sinulla on erilaisille palveluntarjoajille.  Lisäksi suunnitteluvaiheessa määrittelet esimerkiksi tapahtumasi myynnin, markkinoinnin ja viestinnän askelmerkit.

Tapahtumasuunnittelu on tapahtuman kaikista vaiheista itselleni kaikista rakkain. En vain koskaan löytänyt tähän itselleni sopivia aputyökaluja. Siksi suunnittelin sellaisen itse. Hyppää tänne ja laita viestiä, mitä tykkäät ideasta.