Pitääkö tapahtumatuotannosta olla huolissaan?

“Tässä kuusi tavallista kipeän tapahtuman oiretta. Mitä useampi seuraavista osuu omaan tapahtumaasi, sitä enemmän huolissaan on syytä olla: ”

Olen elämäni aikana vastannut kymmenien eri tapahtumien tuotannosta, ollut mukana sadoissa yleisötapahtumissa sekä tutustunut tavalla tai toisella tuhansiin erilaisiin tapahtumiin. Kuten tiedämme. Tapahtumien anatomia on hyvin samankaltainen riippumatta siitä, minkälaista tapahtumaa olemme tekemässä. Siitä huolimatta. Jokainen uusi tapahtumaprojekti tuntuu alussa hypyltä tuntemattomaan. Epävarmuus tapahtumasta vastaavalla on suurimmillaan.

Toteutuuko tapahtuma yleisön ja muiden asiakasryhmien silmissä, mielissä ja tunteissa sellaisena kuin haluan? Onnistunko saavuttamaan taloudelliset tavoitteen - niin kuluissa kuin tuotoissa? Entä, tuleehan kaikki tehdyksi juuri silloin kuin pitää. Onhan tapahtuman sisältö, projektisuunnitelma sekä taloudelliset tavoitteet linjassa toistensa kanssa?

Epävarmuus on usein merkki siitä, että tapahtumprojekti ei ole niin hyvin hallussa kuin pitäisi. Epävarmuudesta seuraa kiireen tuntua ja stressiä, jolloin tehtävien päätösten laatu heikkenee. Kun teemme huonoja ratkaisuja, näkyy se väistämättä myös lopputuotteen, tässä tapahtuman, laadussa. Kun puhun laadusta, tarkoitan asiakkaan kokemaaa tunnetta tapahtumasta. Eli sitä laatua, jota mitataan erilaisilla asiakastyytyväisyyteen ja ostokäyttäytymiseen liittyvillä mittareilla.

Mistä tietää, että tapahtumaprojekti ei ole niin hyvin hallussa kuin pitäisi? Tässä kuusi tavallista kipeän tapahtuman oiretta. Mitä useampi seuraavista osuu omaan tapahtumaasi, sitä enemmän huolissaan on syytä olla:

1. Rikkinäinen puhelin

Kuinka moni on leikkinyt lapsena rikkinäistä puhelinta tai juorua? Eli sitä leikkiä, jossa leikkijät kokoontuvat riviin, ja toisessa päässä oleva kuiskaa haluamansa viestin seuraavalle. Tämä kuiskaa sen edelleen eteenpäin, kunnes päästään rivin loppuun. Lopuksi viimeinen kertoo, mitä hän kuuli, ja ensimmäinen paljastaa liikkeelle laskemansa viestin. Usein viesti on muuttunut matkan varrella huomattavasti. Mitä pidempi ketju, sitä enemmän - jos viesti ylipäätänsä on tavoittanut kaikki vastaanottajat. Liian usein viesti jää jonnekin matkalle. Tuttu juttu myös monessa tapahtumaproduktiossa. Viestiä, työohjetta tai tehtävän perimmäistä tarkoitusta ei usein ymmärretä niin kuin se oli tarkoitus. Tai pahimmassa tapauksessa viesti ei ole koskaan saavuttanutkaan päätepistettä eli esimerkiksi sitä henkilöä, jonka oletettiin jokin asia hoitavan. Seuraa ongelmia.

2. Liian monimutkaista

Monimutkaiset asiat edellyttävät monimutkaisia prosesseja, suunnitelmia ja organisaatioita. On erilaisia vaihtoehtoisia toimintamalleja, poikkeuksia, poikkeuksen poikkeuksia sekä vastuiden loputtomalta tuntuvaa pilkkomista siiloihin.  Näin tunnutaan edelleen ajateltavan muun muassa julkishallinnossa. Mitä enemmän normeja ja byrokratiaa, sitä vähemmän mahdollisuuksia tehdä virheitä ja joutua tekemisistään vastaamaan. Aivan. Kuka haluaisi tuoda tällaista toimintakulttuuria omaan tapahtumaansa? 

Silti liian monessa tapahtumaorganisaatiossa rakastetaan sääntöjä, normeja ja järjestelmiä niin paljon, että niiden sisäistäminen ja ymmärtäminen vaatii poikkeuksellista luetun ymmärtämistä. Tehdään pistokoe. Valitse tapahtumastasi jokin palvelu, jonka tarjoat osallistujalle, esimerkiksi yleisölle. Kysy tämän jälkeen itseltäsi kolme kysymystä. 1. Kuka vastaa? 2. Mitä tapahtuu? 3. Miksi asia tehdään? Toivottavasti vastaukset olivat helppoja. Kysy tämän jälkeen samat kysymykset sellaiselta henkilöltä, joka työskentelee valitsemassasi palveluvaiheessa. Jos saitte samat vastaukset, niin ei syytä huoleen. Mikäli suunnittelijalla ja toteuttajalla on erilainen käsitys asiasta, on syytä olla huolissaan.

3. Liikaa kokkeja sopan keitossa

Me olemme kaikki erilaisia. Meillä on omat ajatuksemme, mielipiteemme, taustatietomme ja kokemuksemme erilaisista asioista. Yksi tykkää punaisesta, toinen sinisestä, kolmas vihreästä ja neljäs oranssista. Kukaan ei ole oikeassa, eikä kukaan ole väärässä. Asioihin on harvemmin olemassa yhtä absoluuttista totuutta - ei ole mustaa tai valkoista, on vain lukematon määrä erilaisia harmaan sävyjä. Kuten tiedämme, mitä useamman harmaan sävyn yhdistämme toisiinsa sitä mustemmaksi sävy muuttuu. Mikä on synkkä juttu.

Monissa tapahtumaorganisaatioissa vannotaan edelleen kollektiiviseen päätöksentekoon ja vastuunjakoon, koska silloin asian katsotaan kuuluvan kaikille. Luodaan suunnitteluvaiheessa tiimejä tiimien perään miettimään erilaisten asioiden toteutusta. Jos haluat rakentaa tapahtumaasi kompromissien pohjalle, ei tarvitse olla huolissaan, Muussa tapauksessa kyllä.

4. Oliko meillä suunnitelmaa?

Mitä tapahtuu, jos suunnitteluvaihe jätettäisiin kokonaan väliin. Eikö riitä, että tapahtumaidea on kirkkaana tuotannon mielessä. On visio, tavoitteet ja sisältöidea olemassa. Kenties tärkeimmät sidosryhmät kuten rahoittajat sitoutettu mukaan ja talousraamit ja budjetit asetettu. Helposti ajatellaan, että osaava tuotantotiimi kyllä tietää miten asiat pitää tehdä. En suosittele. 

Suosittelen kylläkin katsomaan, jos et ole jo sitä tehnyt, Netflixin tuottaman dokumentin ”Fyre - luksusfestivaali, joka lässähti.” Luonnollisesti Fyre esimerkki on äärimmäinen, mutta pienemmässäkin mittakaavassa joudutaan samaan ongelmiin, jos tehdään ennen kuin oikeasti suunnitellaan: yllättäviä kustannuksia, ylimääräistä työtä sekä järjestäjästä aiheutuvia puutteita asiakkaan palvelukokemuksessa. Vanha viisaus sanoo, että tunnilla hyvää suunnittelua säästetään kymmenen tunnin työmäärä asian toteuttamisessa. Uskon.

5. Päättämättömyys  

Kyllä vai ei? Sitä vai tätä? Päätöksenteko on meille monelle vaikea asia. Vaikeuskerrointa lisää eksponentiaalisesti se, että läheskään aina ei ole joko saatavilla tai olemassa päätöksentekoon liittyvää tietoa kaikista mahdollisista vaihtoehdoista, kaikista mahdollisista vaikutuksista tai tieteellisesti lasketuista todennäköisyysarvioista.

Jos orgnisaation johto viljelee sanoja “ehkä”, “en osaa sanoa” tai “katsotaan myöhemmin”, saatetaan olla ongelmissa. Jos päätöksiä ei tehdä, asiat eivät etene. Kun asiat eivät etene, syntyy deadlinen ympärillä kiirettä, jolla on usein taipumus näkyä kustannuksissa. Kun tehdään kiireellä, on iso riski sille, että myös toiminnan laatu kärsii. Jos toiminta ei ole laadukasta jossain kohtaa ”ketjua”, koko toiminnon lopputulema heikkenee, mistä seurauksena kolhu esimerkiksi tavoiteltuun asiakaskokemukseen. Mikäli asiakastyytyväisyys prakaa, näkyy se menetettyinä tuottoina ja seuraavan tapahtuman myynnissä. 

6. Rikkinäistä aitaa etsimässä

Kuka haluaisi suoriutua nopeammin ja helpommin edessä olevista suunnittelu-, valmistelu- tai toteutusvaiheen tehtävistä? Niin minäkin. Nopeutta ja helppoutta ei kuitenkaan mielestäni kannata nostaa tärkeimpien tavoitteiden listalla kärkipaikoille. Sanotaan, että usein helpoin polku ei ole se oikea polku. Onkin parempi tehdä asioita oikein kuin nopeasti ja helposti. Lyhyellä aikavälillä rikkinäisen aidan kohdan etsiminen on kustannusten näkökulmasta järkevää, mutta pitkässä juoksussa tulokset tuskin tulevat olemaan hyviä. Käy kuin housuun pissaamisessa. Lämmittää hetken, mutta harmittaa hyvin nopeasti.

Jos haluat silti löytää sen rikkinäisen aidan, niin tee vain asiat samalla tavalla kuin ennenkin. Silloin ei toki kannata odottaa ainakaan parempaa lopputulosta.

Totta. Listalle olisi voinut lisätä vielä paljon enemmän tavaraa. Toisaalta listan voisi hyvin tiivistää jopa yhteen sanaan. Epäjohdonmukaisuus. Vaikuttavan yleisötapahtuman projekti sisältää useimmiten kuusi päävaihetta: idea (haku/neuvottelu), suunnittelu, valmistelu, toteutus, LIVE ja purku. Todennäköisimmin ongelmat paljastuvat viimeistään siinä vaiheessa, kun tehtyjä suunnitelmia lähdetään viemään käytäntöön.

Onneksi on olemassa parempi tapa suunnitella ja tuottaa yleisötapahtumia. Tapa, joka samalla kertaa parantaa tapahtuman laatua sekä tehostaa tapahtuman tuotantoa. Eli poistaa järjestäjän epävarmuutta tulevasta tapahtumastaan. Tämän nimi on Event Magic Cube.