Kuinka selitän 4-vuotiaalle tapahtumatuottajan työn?

“Jos viestisi, suunnitelmasi tai työohjeesi on liian monimutkainen ja vaikeasti ymmärrettävä, niin on suuri riski, että vastaanottaja tulkitsee asian omalla tavallaan. ”

Aloitetaan määritelmällä, vaikka en erityisemmin pidä asioiden lokeroimisesta ja niputtamisesta vain ja ainoastaan yhteen muottiin, jonka sitten pitäisi käydä kaikille. Yksinkertaisesti siitä syystä, että me kaikki katsomme ja käsittelemme erilaisia asioita juurikin vain ja ainoastaan subjektiivisesti oman maailmankuvamme sekä tieto- ja kokemuspohjamme välityksellä. Myös termi tapahtumatuotanto tarkoittaa meille molemmille varmasti eri asiaa. 

Tapahtumatuotanto tarkoittaa minulle ajallisesti koko prosessia, joka kulkee ensimmäisestä ideasta aina jälkihoitoon saakka sisältäen myös suunnittelu-, valmistelu-, toteutus- ja LIVE-vaiheen. Edelleen lasken tapahtumatuotantoon kaikki kolme minkä tahansa palvelutuotteen tai -idean kolme ulottuvuutta, jotka ovat lupausten mahdollistaminen, lupausten antaminen sekä kolmantena lupausten toteuttaminen. Menee sanoilla kikkailuksi, mutta irrottamalla tapahtumatuotanto sanat toisistaan muotoon tapahtuman tuotanto pullautan samalla lupausten antamisen omaksi kokonaisuudekseen. Käytännössä lupausten antamisella tarkoitetaan tapahtuman brändiä, markkinointia, viestintää ja myyntiä. Nämä toimivat eri logiikalla kuin tapahtuman ydinsisällön suunnittelu ja käytännön toteutus. 

Mutta tuohon otsikon aiheesaeen. Kuinka selitän neljä -vuotiaalle tyttärelleni, mitä tapahtuman tuottaja tekee työkseen?

Aloitetaan tapahtumasta. Tapahtumat kokoavat ihmisiä paljon erilaisia ihmisiä viettämään aikaansa samaan paikkaan ja samaan aikaan. Jotta ihmiset nauttivat näkemästään, kuulemastaan ja kokemastaan, pitää jonkun toimia järjestäjänä. Järjestäjän tehtävänä on huolehtia, että tapahtuman alue on sellaisessa kunnossa, että sinne voidaan kutsua ihmisiä. Järjestäjän pitää myös varmistaa, että tapahtumaa varten on hankittu tarvittavat tavarat. Koska tapahtumissa on tavallisesti samaan aikaan paljon vieraita, tarvitaan myös paljon ihmisiä auttamaan erilaisissa tehtävissä. Jos jotain ei osata tehdä itse, niin onneksi jostain löytyy aina sellaisia ammatteja, jotka voivat auttaa.  Sanotaan näitä vaikka apupalveluiksi. Tapahtuman tuottaja tekee siis samoja asioita kuin äiti, kun hän järjestää syntymäpäiväjuhlasi. Syntymäpäiville kutsutaan vieraita. Vieraiden ja tietysti tapahtuman pääasian, eli syntymäpäiväsankarin, mieltymysten mukaan suunnitellaan, mitä tehdään tai syödään. Jos joku on esimerkiksi allerginen jollekin ruoalle, niin leivonnaisissa ei käytetä sitä ainetta. Kun tiedetään, mitä halutaan tehdä niin ruvetaan järjestämään. Kaupasta hankitaan tarvittavat tavarat ja aineet, kuten vaikka jäätelöt ja ilmapallot. Sitten siivotaan ja järjestellään koti. Siinä riittää puuhaa koko perheelle. Jos jotain asiaa ei osata itse tehdä, niin hankitaan apua. Jos vaikka uuni menisi rikki, niin tarvittaisiin kodinkonekorjaajan apua, jotta pullat saadaan paistettua. Kun kaikki asiat on järjestelty kuntoon, niin vieraat voivat saapua. Kun vieraat ovat lähteneet, paikat pitää vielä siivota. Lopuksi kannattaa vielä kirjoittaa muistiin, mitä kaikkea tapahtui ja voisiko seuraavalla kerralla tehdä jotain toisin.

Harjoitus on itse asiassa erinomainen, ja sitä kannattaa surutta käyttää mahdollisimman useasti. Jos viestisi, suunnitelmasi tai työohjeesi on liian monimutkainen ja vaikeasti ymmärrettävä, niin on suuri riski, että vastaanottaja tulkitsee asian omalla tavallaan. Ja toimii tavalla, joka ei ole ison tavoitteen mukainen. Helpompaa kuin sanoittaa asia lapselle, on poimia asiasta ne tärkeimmät asiat. Yllä olevasta selityksestä nostaisin esille siis sanat: järjestäjä, vieraat, alue, tavarat, ihmiset ja apupalvelut. Käytännössä kaikkien tapahtumien kaikki tapahtuman järjestämiseksi tehtävät toimenpiteet voidaan luokitella näiden kuuden asian alle. 

Erityisesti kuin muokataan edellä esille nostettuja asioita hieman sopivampaan muotoon: 1. Management & Leadership (johtaminen ja johtajuus), 2. Customer Experience (asiakaskokemus) 3. Space (tilat) 4. Stuff (tavarat) 5. Staff (henkilöstö) 6. Support Services (tukipalvelut). Tämä on kaikessa yksinkertaisuudessaan se malli, jolla itse haluan suunnitella, tuottaa ja toteuttaa tapahtumia. Mikä tahansa tapahtuma rakentuu näiden asiakokonaisuuksien linkittämisestä toisiinsa yksittäisten tekojen ja tehtävien kautta.  Jokaiseen asiakokonaisuuteen liittyy omat työvaiheensa, jotka tulee huomioida hyvän lopputuloksen saavuttamiseksi. 

Tätä kokonaisuutta kutsun termillä: Event Magic Cube. Lue lisää ->