Tapahtuman järjestäminen on yhtä helppoa kuin Rubikin kuution selvittäminen
“Hommahan pyörii samalla tavalla kuin minkä tahansa vähän monimutkaisemman tapahtumakokonaisuuden hallinta. Kuusi isoa osa-aluetta, joihin jokaiseen tarvitaan useampi palanen loksahtamaan kohdalleen”
Kuinka moni on onnistunut ratkaisemaan legendaarisen Rubikin kuution? Jos kuulut harvalukuiseen joukkoon kuution ratkaisseita, niin onneksi olkoon. Samaa logiikka voi hyödyntää myös tapahtuman tuotannossa. Lue vanhempi blogini täältä, että mitä ihmettä.
Lyhyesti selvitettynä kuution ratkaiseminen on sarja loogisia siirtoja: Valkoinen risti. Kulmat kuntoon. Keskimmäinen rivi. Keltainen risti. Punaiset, oranssit, siniset ja vihreät palat yksitellen paikoilleen. Ja deja vu! Hommahan pyörii samalla tavalla kuin minkä tahansa vähän monimutkaisemman tapahtumakokonaisuuden hallinta. Kuusi isoa osa-aluetta, joihin jokaiseen tarvitaan useampi palanen loksahtamaan kohdalleen. Kun asiat tehdään oikeassa järjestyksessä ja oikealla tavalla, lopputuloksena on järjetelyiltään toimiva tapahtumakokonaisuus. Ei sen monimutkaisempaa.
Tapahtumatuotanto tarkoittaa minulle ajallisesti koko prosessia, joka kulkee ensimmäisestä ideasta aina jälkihoitoon saakka sisältäen myös suunnittelu-, valmistelu-, toteutus- ja LIVE-vaiheen. Tässäkin on jo hyvin paljon erilaisia palasia yhdistettäväksi. Tai oikeastaan näitä on tasan kuusi kappaletta, joiden sisään kaikki yleisötapahtuman järjestämiseen tarvittavat elementit tai työkalut sisältyvät: 1. Management & Leadership (johtaminen ja johtajuus), 2. Customer Experience (asiakaskokemus) 3. Space (tilat) 4. Stuff (tavarat) 5. Staff (henkilöstö) 6. Support Services (tukipalvelut).
Kun Rubikin kuutiota käännellään omaan rauhalliseen tahtiin eli ei tavoitella ratkaisussa nopeusennätyksiä, kuution ratkaisu aloitetaan muodostamalla yhdelle sivulle valkoinen, tai toki minkä muun värinen tahansa, risti. Tämän jälkeen on mahdollista siirrättää yksi kerrallaan myös tämän sivun kulmapalat oikeaan asentoon. Sama logiikka pätee myös tapahtuman tuotantoon. Tapahtuman johto määrittelee sen perustan, jonka pohjalle tapahtuma suunnitellaan ja toteutetaan. Johtamisen näkökulmasta on oleellista määrittää selkeästi tapahtuman tavoitteet, strategia, tapahtuman sekä liiketoimintamalli. Perustan luontiin tarvitaan myös työkaluja ja toimintamalleja huolehtia tapahtuman eri sidosryhmistä, tapahtuman taloudesta ja sen seurannasta sekä muista hallinnollisista tehtävistä. Yhtä tärkeää kuin perustan luonti on rakentaa tapahtumaan sopiva johtamismalli. Miten rakennetaan organisaatiokulttuuria ja vahvistetaan johtajuutta organisaation eri tasoilla, kuinka seurataan projektin etenemistä ja miten tapahtumaa johdetaan itse toteutus- ja LIVE-vaiheissa.
Rubikin kuution osalta ylivoimaisesti vaikein tehtävä on saada viimeisen sivun kulmapalat rakennettua kuntoon ilman, että sotketaan samalla oikein tehty pohjatyö toisaalla. Tapahtuman näkökulmasta tärkeintä on suunnitella ja toteuttaa erilaiset toimenpiteet niin, että niillä saavutetaan haluttu vaikutus omien asiakasryhmien mielissä ja tunteissa. Teknisesti täydellisillä järjestelyillä ei nimittäin ole juurikaan merkitystä, jos asiakkaasi poistuu tapahtumastasi tyytymättömänä. Tyytyväiset asiakkaat vaativat paljon työtä. Työkalupakista tulee löytyä välineet määrittää mahdollisimman tarkasti ne asiakasryhmät, joita tapahtuma palvelee. Viimeistään tässä kohtaa on tehtävä valintoja eri asiakasryhmien osalta, jos ja kun emme halua tarjota kaikkea kaikille. Mitä paremmin ymmärrämme asiakkaamme odotukset, tarpeet sekä motiivit näiden taustalla, sitä varmemmalle pohjalle palveluiden ja toimintojen suunnittelun perustamme. Suunnittelua voi tehdä monella erilaisella lähestymiskulmalla. Jos tavoitellaan poikkeuksellista asiakaskokemusta, ehdottomasti paras tapa on hypätä asiakkaasi kenkiin ja kaivaa työkalupakista erilaisia palvelumuotoiluun liittyviä työkaluja.
Palvelumuotoilun työkaluista keskeisin on palvelupolku, joka mahdollistaa erilaisten tuotantoresurssien tehokkaan kohdistamisen sekä asiakaskokemukseen liittyvien asioiden paremman suunnittelun. Jotta tapahtuman asiakaskokemusta voidaan suunnitella, tulee luonnollisesti tiedostaa ne tekijät, joilla asiakkaan elämykseen vaikutetaan. Puhutaan siis käytännössä asiakkaan ja tapahtuman yhteisistä kohtaamispisteistä. Poikkeuksellinen asiakaskokemus tarkoittaa sellaisten asioiden ripottelua asiakkaan tapahtumamatkan varrelle, joissa asiakas yllätetään totaalisesti. Käytän itse näistä termiä Wow-teko. En usko itse markkinointiin, viestintään tai myyntiin, mikä perustuu ulkopuolisen toimiston värittämiin mielikuviin tapahtumasta. Parempi tapa on johtaa markkinoinin, viestinnän ja myynnin teemat omasta palvelusuunnitelmasta - ei toisin päin. Hyvä tuotantokäsikirjoitus tarjoaa tarinan, jota kelpaa kyllä kertoa. Samoin hyvä tuotantokäsikirjoitus luo konkreettisia mahdollisuuksia kaupallistaa erilaisia asiakaskokemukseen vaikuttavia palveuita ja muita elementtejä, taloudellisesti järkevällä tavalla.
Tapahtumien tuotannosta on glamour hyvinkin kaukana. Suurin osa työstä on loputtomilta tuntuvien yksityiskohtien etsimistä, koordinointia sekä yhdistämistä toisiinsa. Parhailla tapahtumatuottajilla on uskomaton kyky ja järjestelmä pitää kymmeniä naruja samanaikaisesti järjestyksessä. Toinen asia, joka erottaa hyvän ja loistavan tuottajan toisistaan, on kyky ymmärtää kokonaisuuksia ja samalla pienimpienkin yksityiskohtien suhdetta ja näiden vaikutusta tähän kokonaisuuteen. Upea homma, mikäli kuulut tähän harvalukuiseen joukkoon. Meille muille on kuitenkin olemassa helpompi tapa hallita yksityiskohtien avulla tapahtuman kokonaisuutta niin, että toiminnot voidaan toteuttaa kustannustehokkaasti asetetun laatutason mukaisesti. Laadulla tarkoitan siis aina asiakkaan kokemaa tapahtuman laatua.
Jokainen tapahtuman osa-alueen toteutus rakentuu aina tuotannon näkökulmasta aina samalla kaavalla. Käytetään esimerkkinä tapahtuman omaa maksullinen yleisöpysäköintialuetta. Pysäköinnin tuotantoa varten sinulla tulee olla olemassa alue. Pysäköinnin järjestäminen edellyttää henkilöstön resursointia tehtävään. Tarvitset henkilöitä hoitamaan esimerkiksi rahastuksen sekä liikenteenohjauksen. Alueen ja henkilöstön lisäksi sinun tulee varata toimintoa varten erilaisia koneita, laitteita ja tarvikkeita, esimerkiksi aitaa, maksupäätteitä, yksittäisiä opasteita tai liikenteenohjausliivejä. Todennäköisesti palvelun tuotannon mahdollistaminen on edellyttää erilaisia tukitoimintoja varsinaisen asiakaspalvelu tilanteen ulkopuolella, kuten tilapäisrakentamista, tietoliikenneyhteyksien varmistamista tai puhtaanapitoa. Näillä neljällä raaka-aineella eli tilalla (space), henkilöstöllä (staff), tavaroilla (stuff) sekä palveluilla (service) pystyt rakentamaan kaikki asiakkaasi palvelupolun varrelle tarjotut palvelut huolimatta siitä, kuinka monimutkaisia ne itse asiassa ovat. Tämä yksinkertainen ajattelu- ja toimintamalli voidaan ulottaa myös koko tapahtuman tuotannon hallintaan ja johtamiseen helikopteri-perspektiivistä käsin. Nämä neljä ulottuvuutta (space, staff, stuff, service) täydentävät siis tapahtumien suunnitteluun ja tuotantoon tarvittavat palat.
Space. Lähestyminen asioiden järjestämiseen ensimmäiseksi alueiden ja tilojen kautta on aina hyvä vaihtoehto. Ensimmäinen vaihe tilojen suunnittelussa ja tuotannossa on alueen yleissuunnittelu (Venue Master Planning), joka tulee toteuttaa kaikissa tapahtumaprojekteissa niin aikaisin kuin mahdollista. Tämän jälkeen voidaan siirtyä tarkempiin ja yksityiskohtaisempiin karttoihin ja näiden hallintaan alue- ja tilatasoilla. Erityisesti yleisötapahtumien osalta turvallisuus on varmasti meillä kaikilla toimintoja ohjaava ensimmäinen periaate. Yleisön turvallisuuden suunnitteluun liittyvät perustehtävät eli ns. Crowd Management -työkalut ovat olennainen osa tässä. Muita keskeisiä vaiheita ovat mm. rakentamis- ja purkuaikataulut, kulkuoikeussuunnitelma sekä alueen opastusjärjestelmät.
Staff. Mikään tapahtuma ei pyöri ilman suurilukuista työntekijöiden joukkoa. Ilman tyytyväisiä työntekijöitä ei ole tyytyväisiä asiakkaitakaan. Henkilöstöresurssin optimaalinen hyödyntäminen tapahtuman tuotannossa tarkoittaa käytännössä erilaisia toimenpiteitä liittyen rekrytointiin, viestintään, valmennukseen, työskentelyolojen varmistamiseen sekä palkitsemiseen.
Stuff. Suurimmissa tapahtumissa on kymmeniä tai jopa satojatuhansia erilaisia koneisiin, laitteisiin tai tarvikkeisiin liittyvää artikkeleita, joiden tulee olla oikeaan aikaan oikeassa paikassa oikeiden henkilöiden käytettävissä. Tähän tilanteeseen päästäkseen on taustalla tapahtunut runsaasti erilaisia työvaiheita ja työkaluja liittyen mm. tavaroiden hallintaan, hankintaan, liikuttamiseen sekä kierrätykseen.
Service. Erityisesti urheilutapahtumien järjestämisessä pyrittiin vielä tämän vuosituhannen alkupuolella pitämään mahdollisimman monta lankaa omissa käsissä liittyen erilaisten tapahtumaa tukevien palveluiden toteutukseen. Pitkin kyliä haalittiin sähkömiehiä, timpureita tai tietotekniikan osaajia talkoisiin rakentamaan tapahtuman ja siihen liittyvien palveluiden puitteita. Tiukentuneiden viranomaismääräysten ja asiakkaiden kasvaneiden odotusten (laatuvaatimukset) johdosta trendi on kääntynyt toiseen suuntaan. Tavarantoimittaja- ja palveluverkoston manageerauksesta onkin tullut olennainen osa tapahtumien tuottamista. Työvälineet ja -prosessit ovat melko erilaisia kuin edellä mainittu tapahtumahenkilöstön hallinta. Tavoite on kuitenkin sama: saada kaikki toimijat pelaamaan samassa joukkueessa samalla pelisuunnitelmalla.
Mitään muuta ei tarvita. Kun hallitset nämä tapahtumien taikakuution (Event Magic Cube) kuusi osa-aluetta sekä omaksut näihin liittyvät työkalut käyttöösi pystyt johtamaan minkä tahansa tapahtuman suunnittelua ja tuotantoa. Kun tapahtuma on kokonaisuudessaan hallussa on myös helppo rikkoa valmis kuutio. Ja miettiä asioita myös kuution ulkopuolelta. Palasethan saa aina helposti takaisin "oikeille" paikoilleen - kuten sotketun Rubikin kuution. Tai tehdä hiukan monimutkaisemman kuution. Tai tehdä niitä samalla kertaa useampia.
Tsemppiä kuutio(ide)n ratkaisemiseen!