Seitsemän steppiä onnistuneeseen tapahtumaan.

“Onnistunut tapahtumatuotanto on seurausta johdonmukaisesta suunnittelusta ja toteutuksesta jokaisessa tapahtumaprojektin eri elinkaaren vaiheessa. ”

Meillä kaikilla on ajatuksemme siitä, mitä onnistuneen tapahtuman tuottaminen edellyttää. Pelisuunnitelma, jonka varaan rakennamme tapahtumamme tarinan, organisaation tavan toimia sekä ne toimenpiteet, joilla asetetut tavoitteet on mahdollista saavuttaa. 

Kuten tiedämme, samaan lopputulokseen voi päätyä monella eri tavalla. Olen suuri futiksen ystävä, ja olen aina ihaillut paitsi hyviä pelaajia myös loistavia managereita, kuten Sir Alex Ferguson, Giovanni Trapattoni, Fabio Capello, Jose Mourinho tai Pep Guardiola. He kaikki ovat onnistuneet saavuttamaan hyviä tuloksia - eli mestaruuksia ja suuria voittoja - toisistaan poikkeavalla pelikirjalla. Yhteistäkin heillä tottakai on. Heillä on ollut oma punainen lankansa kirkkaana mielessä. He ovat useimmiten onnistuneet viemään sen myös johdonmukaisesti toiminnan tasolle pelaajien ja koko muun organisaation keskuudessa.

Toisaalta. Jos valmentajan oma pelikirja on sekaisin tai se vaihtuu jatkuvasti, niin seuraukset pelikentällä ovat useimmiten tämän mukaisia. Eli kehnoja. Sama pätee kaikkeen johtamiseen, myös tapahtumien tuotannon johtamiseen. Mitä isompi tapahtuma, sitä tärkeämpää on varmistaa, että tapahtumaa tehdään johdonmukaisella tavalla. 

Onnistunut tapahtumatuotanto on seurausta johdonmukaisesta suunnittelusta ja toteutuksesta jokaisessa tapahtumaprojektin eri elinkaaren vaiheessa. Tuloksiltaan erinomaiset tapahtumat ovat seurausta hyvästä suunnittelusta ja toteutuksesta tärkeimmillä tapahtuman vastuualueilla. Jokaisen tapahtuman tulee olla kohderyhmilleen merkittävä. Tähän päästään yleisesti tekemällä asioita vain ja ainoastaan heidän tarpeidensa ja tavoitteidensa pohjalta.

Riippumatta tapahtuman tyypistä suosittelen tapahtumanjärjestäjää tai -tuottajaa lähestymään tuotantoa aina samalla tavalla.

1. Always start with why

Kun näin ensimmäisen kerran YouTubessa Simon Sinekin Ted Talk -puheenvuoron ”How great leaders inspire action”, katsoin sen siltä istumalta saman tien kolme kertaa peräkkäin. Ja ostin perusajatuksen välittömästi: People don’t buy what you do they buy why you do it. Tämä on kaiken kaikkiaan erinomainen huoneentaulu kaikkeen viestintään.

Hieman laajemmin ajateltuna selkeä vastaus miksi-kysymykseen luo perustan, jonka päälle kaikki tapahtumaan liittyvät projektit, tehtävät ja teot linkitetään. Siksi tuo vastaus pitää olla kirkkaana tapahtuman omistajan mielessä. Käytännössä puhutaan asioista, kuten missio, visio ja tavoitteet yhdistettynä tapahtuman ydintarinaan. Mitä selkeämpi sen parempi. Ja mikä tärkeintä, tämä kohta pitää tehdä niin aikaisessa vaiheessa kuin mahdollista. Kun ymmärretään miksi, on helpompi löytää vastauksia kysymyksiin kuka, mitä, missä, milloin tai miten. Ja nimeomaan tässä järjestyksessä. Always start with why.

2. Split up your event into six phases 

Isoimmat tapahtumatuotannot ovat usein vuosien mittaisia projekteja. Jokainen ymmärtää, että tällaisissa tapahtumaprojekteissa on tuhansia ja tuhansia yksittäisiä asioita järjestettävänä. Kokonaisuuden hahmottamiseksi sekä toimivan projektisuunnitelman laatimiseksi on järkevää pilkkoa isoa kokonaisuutta pienempiin osa-alueisiin.

Jaan itse tapahtumaprojektin kuuteen erilliseen vaiheeseen: tapahtumaidea, suunnittelu, valmistautuminen, toteutus, LIVE, jälkihoito. Nämä otsikot muodostavat omassa ajatusmaailmassani aina tapahtuman projektisuunnitelman päävaiheet. Vaiheet starttaavat edellä mainitussa järjestyksessä, mutta menevät usein erilaisten osaprojektien ja toimenpiteiden osalta luonnollisesti osittain limittäin. Mikä ei ole vaarallista,

Tapahtuman pilkkomista pienempiin osa-alueisiin ei muuten kannattaa jättää tähän. Mutta kirjoitetaan niistä ajatuksia ylös toisaalla.

3. Design your customers’ experience and story prior, during and after the event. 

Aloita asiakkaasta. Tai käytännössä asiakkaista. Itse jaan tavallisesti tapahtuman asiakasryhmät kuuteen: yleisö, esiintyjät (urheilussa esimerkiksi joukkueet), tapahtumahenkilöstö, media, yhteistyökumppanit sekä omistajat. Kuten tiedämme, niin kunkin pääryhmän sisällä on paljon erilaisia asiakassegmenttejä. Esimerkiksi Lahden MM-kisoissa meillä oli ”työstössä” noin 70 erilaista asiakasryhmää mainitun kuuden pääluokan sisällä. 

Tapahtumanjärjestäjä toimii tapahtumissa palveluntarjoajana, jonka tehtävänä vastata eri asiakasryhmien tarpeisiin ja tavoitteisiin. Luonnollisesti tapahtumasta riippuen eri kohderyhmien painoarvon ei tarvitse olla yhtä suuri. Mutta. Tavalla tai toisella jokainen ryhmä tulee huomioida suunnittelussa, valmisteluissa sekä tuotannossa. 

Käytännössä tapahtumasektori alasta riippumatta on tilanteessa, jossa kilpailu ihmisten ajasta, huomiosta ja rahasta on massiivista. Erityisesti pääsylipputuloihin tai osallistujamaksuihin liiketoimintamallinsa perustavilla tapahtumilla on oikeastaan vain kaksi tehtävää: hankkia tapahtumaan riittävä määrä asiakkaita sekä varmistaa, että asiakkaat ovat vähintäänkin tyytyväisiä kokemaansa. Toki ensimmäiselläkin pärjää, mutta vain yhden kerran. Siksi asiakas on syytä pitää mielessä jatkuvasti. Ja näinhän jokainen tapahtumanjärjestäjä sanookin tekevänsä. Tottakai. Mutta, kuinka moni meistä tunnistaa sanovansa joskus jotain muuta kuin käytännössä tekee. Niinpä. Jokainen.

Kannattaa siis aloittaa tapahtumien suunnittelu hyppämäällä ensimmäiseksi asiakkaiden housuihin. Tai paremminkin heidän päänsä sisään.

4. Identify your things to be done for all key areas. 

Olen nähnyt kymmeniä erilaisia tapahtumien organisaatiokaavioita ja toiminutkin mitä erilaisemmissa laatikoissa vuosien saatossa. Useimmiten organisaatiokaaviot näyttävät powerpoint -kalvoilla monimutkaisilta häkkyröiltä. Ja jos ne näyttävät monimutkaisilta, niin ne sellaisia ne ovat myös käytännössä. 

Tapahtumanjärjestäminen on kuitenkin pohjimmiltaan hyvin yksinkertaista puuhaa. Tapahtumalle on jokseenkin selkeästi määriteltävissä alku ja loppu. Tekemisen tasolla tapahtuman tuotantosuunnitelma koostuu yksittäisistä pienemmistä projekteista, jotka taas sisältävät erilaisia tehtäviä, joiden toteutuessa mahdollistetaan tarvittavat palvelut, kokemukset ja elämykset tapahtuman eri asiakasryhmille. 

Satojen tai tuhansien yksittäisten tehtävien jakaminen tai ripottelu kymmeniin eri laatikoihin on asia, jota itse haluan välttää viimeiseen asti. Ajattelen asiaa yksinkertaisemmin. 

Omassa pelikirjassani tapahtumaorganisaatiossa on vastuut jaetaan kolmeen avainalueeseen,  joita ovat projektinjohto, asiakaskokemus sekä tuotanto. Toimenkuvien ja mahdollisten titteleiden osalta jakoa kuvaavat parhaiten kenties amerikkalaiset tittelit: CEO, CXO ja COO.

5.  Add some creativity and unique elements for your projects 

 tähän tekstiä.

6. Make sure your productivity is high enough with right tools 

Do the right things right.  Tehokas tapahtuman tuotanto on oikeiden asioiden tekemistä oikein. Vain tällä tavalla voidaan saavuttaa erinomaisia tuloksia samanaikaisesti asiakastyytyväisyyden ja talouden mittareilla mitattuna. Kehoitankin naulaamaan jokaisen tapahtuman kaksi tärkeintä tavoitetta nimenomaan näistä aihepiireistä. Usein ajatellaan, että asiakastyytyväisyyttä voidaan parantaa lähes pelkästään lisäämällä rahallisia panostuksia tapahtuman tarjoomaan, palveluihin ja ohjelmaan. 

Luonnollisesti mopolla ei voi lähteä kilpailemaan moottoritielle eli tavoitteiden tulee olla linjassa tuotantobudjettiisi, mutta onneksi suurin osa asiakastyytyväisyyden rakennuspalikoista ei käytännössä maksaa juurikaan yhtään ylimääräistä. Myös toiminnan tehokkuuden lisäämisen ei tarvitse maksaa ylimääräistä.

7. Enjoy the event and great results 

Love what you do.